[解決策] 建設・工事業界での「Box」活用法~NASからのリプレイスにとどまらない導入効果とは?~

人手不足が深刻化する建設・工事業界では、早くからICT活用による生産性向上が注目され、従業員にスマートデバイスを支給している企業は少なくありません。一方で、図面や現場写真といったデジタルデータは、現場に設置されたNAS(ネットワークアタッチトストレージ)で管理しているケースが多く、プロジェクト内外のデータ共有や、さまざまな場所からのデータアクセス、情報セキュリティなどに課題が発生しています。

建設・工事業でのデータ管理にうってつけなのが、クラウド型コンテンツ管理プラットフォーム「Box」です。

ここでは、建設・工事業界での活用に適した「Box」の特長をご紹介します。

国内4,500社以上※が利用。セキュアなクラウド型コンテンツ・マネジメント「Box」

「Box」は、さまざまなデータをクラウド上に安全に保管し、シンプルな操作で共有できる、企業向けのクラウド型コンテンツ管理プラットフォームです。世界で約90,000社※、国内でも大手企業を中心に4,500社以上※に利用されています。

建設・工事業にマッチする「Box」の特長と、活用シーンをご紹介しましょう。

Boxの特長(1) データ容量無制限。協力会社も含めたデジタルワークプレイスを実現

総データ容量が無制限という特長を活かして、現場ごとの分散されたNASを廃止し、「Box」で一元管理できます。保管したデータは、シンプルな操作で安全に共有できます。フォルダ単位でのデータ共有や、共同でのファイル編集もできるため、デジタルワークプレイスとして活用できます。社外ユーザを招待することも可能なため、複数の協力会社も含めて、プロジェクト全体での利用が可能です。ユーザごとに表示言語を設定できるため、多国籍化が進む現場にもスムーズに定着します。

Boxの特長(2) スマートフォンで撮影した動画も、その場で簡単に共有・活用

スマートフォンやタブレット端末から、カメラアプリ「Box Capture」で写真や動画を撮影し、シンプルな操作で保管して、リアルタイムに共有できます。施工現場の記録はもちろんのこと、「施工プロセスの動画を作り、マニュアルとしてすべての現場から閲覧できるようにする」「経験の浅いスタッフが、他現場に行っているベテランスタッフから、施工のアドバイスをもらう」といった活用も、手軽に可能です。

Boxの特長(3) デジタル野帳アプリとの連携で、一連の業務を現場で完結

デジタル野帳アプリケーションと連携し、現場での業務データを「Box」に保管できます。紙の野帳のように自由自在に書き込みでき、音声や動画も活用して、現場監督に求められる一連の業務を現場で完結できます。ほかにも、建設図面共有アプリケーションや、工事写真管理アプリケーションなど、国内140以上※の多彩なアプリケーションと連携し、利便性を高めることができます。

Boxの特長(4) シンプルなノート機能「Box Notes」で、手軽に生産性向上

「Box」に備わっているノート機能「Box Notes」はシンプルなテキストを手軽に作成でき、最大20人までの同時編集が可能です。議事録や業務日報をその場で作成し、リアルタイムに共有できます。従来は現場のホワイトボードに記入していた内容も、電子化してどこからでも確認でき、要員の適正な配置などに役立ちます。場所を選ばず、必要なデータにセキュアにアクセスできるため、事務所と現場の往復が不要になり、生産性を大幅に向上できます。

Boxの特長(5) NAS管理が不要になり、セキュリティやバックアップも安心

現場のNASを「Box」にリプレイスすることで、容量不足や故障対応に煩わされることがなくなり、本来の業務に専念できます。

「Box」は、IPアドレス制限、二要素認証、暗号化、7段階のアクセス制御といった多様なセキュリティ機能を備えており、本社の定めた情報セキュリティポリシーに沿って、現場のデータを管理できます。ほぼすべての操作ログが保管され、必要に応じて出力できるため、監査も適切に実施できます。マルウェアなどへのセキュリティ対策や、バックアップも自動的におこなわれ、手間をかけずにデータの確実な保全ができます。

「Box」ですべて実現。「働き方改革」「生産性向上」「意思決定のスピードアップ」

多彩な機能を活用しているうちに、結果的に業務改革を実現できるのが「Box」の大きな魅力です。単にファイルの保管場所が変わるだけでなく、「働き方改革」や「生産性向上」、「意思決定のスピードアップ」を統合的に実現できます。

ある企業では、「Box」の導入を機に、それまで毎朝、各自が本社で記入していた「当日の行動計画」を、ノート機能「Box Notes」への入力に切り替えました。現場への直行が可能となり、社内で「Box」の利用が浸透するにつれ、他現場や過去事例も含めてデータの共有が進み、業務の生産性が向上。「Box」が社内に定着してから、連携アプリケーションやペーパーレス会議を導入しました。活用範囲を段階的に広げることで、働き方改革を無理なく達成でき、今では「Box」のデータを中心として、各部署がコア業務に集中できる環境が整ったそうです。

※2019年3月現在

マクニカは、日本国内における「Box」のプレミアパートナーです。
豊富な実績で培った知見で、スムーズな導入や、他アプリケーションとの効果的な連携をご提案します。
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