 中小企業向け商取引の伝達方法は、FAXでのやり取りが主流
インターネットの利用がわれわれの生活の中で欠かせないものになり、一般消費者はインターネット上のオンラインショップで買い物をしたり、ソフトウェアや画像、音楽などのコンテンツを購入したり、オンラインゲームやオンライントレードのようなサービスを利用するのが当たり前になってきています。
企業間の取引においては、大企業同士の商取引はEDI等の電子商取引の導入は進んでおりますが、日本の大多数を占める中小企業向けの商取引の伝達方法は、未だにFAXでのやり取りが主流であるというのはご存じでしょうか？
中小企業庁の「平成１９年中小企業実態基本調査報告書」によると、中小企業の電子商取引の実施率は6.5％（総数340万社中、約22万社）となっております。電子商取引を実施している中小企業の過半数において、年間売上高に占める電子商取引の割合は5%未満であり、相対的には電子商取引の実施率は非常に低い数字となっています。例えば、製造業の生産管理部門では、日々多くの資材発注と仕入れを行っています。生産管理部門の重要な業務としては資材の納期確認（取引先にFAX送信し、電話にて納期を確認）がありますが、この業務は件数が増えれば増えるほど、担当者の作業負荷が高くなっています。納期確認をメールでおこなう企業も増えてきていますが、取引先の都合（従業員が数名の零細企業ではメールは不可）もあり、まだまだFAXでのやり取りが大部分を担っているのが現実です。
操作が簡単で扱いやすく書面イメージそのままの形で、ダイアル番号1つでどこでも送信できるFAXは、他の情報通信手段に代え難いものです。その便利な反面、個人情報・機密情報などの誤送信の危険が伴います。また、FAX送信業務は、コンピュータ処理の中では後回しにされがちで、システム化が遅れるという一面もあります。電子商取引が進んでいく中で、取引先に合わせた効率的な業務プロセスを補完するメディアとして、身近にあるFAXの戦略的な利用が求められています。
FAX送信業務にどれだけの時間と手間とコストをかけて
いますか？
前述したように、受発注業務や顧客データのやり取りにおいて、FAXは依然として不可欠な業務ツールです。送り手、受け手のシステム環境の面からFAXという手段をあえて取らないといけないケースも多々あります。しかしながら、手作業のFAX送信業務には、これほどにもコストが掛かっています。
- FAX送信の手間にかかる人件費
- FAX送信記録に管理にかかる人件費
- もちろん紙代
帳票（発注書、納期回答書等々）の出力、FAX送信とそれに付随する紙媒体の管理には、相当の人件費を要します。これを機会にFAX送信業務に掛かる、無駄な時間とコストを見直してみませんか？
弊社が取り扱うFaxPress Premierシリーズはハード・ソフト一体型のFAXサーバです。「Drop Directory」オプションに含まれる専用の開発ツールキット「FPCore」を使って、自動FAX送信システムの構築が可能です。メインフレーム、ERPシステムなど各種業務基幹システムと連動して、見積書や発注書、納期回答をはじめとする各種業務帳票を自動的にFAXするシステムが構築できるため、企業の購買部門や営業部門を中心に数多くの自動FAX送信システムに採用されています。
個人情報保護のために2人掛かりで送信？
2005年4月1日に「個人情報保護法」が施行され、各企業における情報保護対策も急速に進み、管理体制構築が促進されています。特に多くの金融機関では、金融庁からの「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」が告示され、FAX誤送信対策として、立会人との2人掛かり送信が実施されています。その他に事前承認、送信先への事前に送信する旨の連絡と送信後の受け取り確認、記録簿などで管理がなされている状況です。手作業でFAX送信するには、1件の情報を送るだけでも大変な手間とコストが掛かっています。
ここで上記の2人掛かりでFAX送信を下記条件でシミュレーションをしてみますと、自動FAXシステムとのコスト面でその差は歴然！となります。
- 1枚の飾り付けの少ない帳票を利用
- 1枚あたりの送信時間は確認時間を含め5分
- 1日あたり120枚
| 自動FAXシステム化のROI |
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手動送信（2名） |
FaxPress Premierからの自動送信 |
| 1枚あたりの送信時間 |
5分 |
1分 |
| 1日あたりの送信枚数 |
120枚 |
120枚 |
| FAX送信総時間 |
6時間 |
2時間※ |
| 従業員の平均コスト |
2,000円/時間 |
2,000円/時間 |
| 1日あたりのコスト |
12,000円x 2名 |
4,000円 |
1ヶ月あたりのコスト削減＝400,000円
（24,000円x 20日－4,000円x 20日） |
※1回線のみ使用時、4回線使用時のFAX送信総時間は30分となります。
FAX誤送信対策ソリューション
たとえ、2人掛かりでFAX送信したとしても、人為的ミスは起こるもの。人間である限り、ミスは起こりうるものであるという認識が必要となります。
FaxPress Premierを利用した基幹システムからのFAX自動送信では、送信するユーザーを認証し、あらかじめ登録してある宛先への送信だけを許可します。さらに上司が内容確認、宛先再選択（送信可能な宛先かどうかを宛先マスターと照合してチェック）し、承認することでFAX誤送信を防止します。また、システム化する事で、トレーサビリティの確保「いつ誰がどこに何を送ったか」を送信後に確認することも可能となります。
- 帳票作成
- 申請者による申請処理（内容確認、宛先選択）
- 承認者による承認処理（内容確認、宛先再選択）
- FaxPress PremierからFAX送信
- 送信履歴として送信結果とイメージを保存
まとめ
自動FAX送信システムは、手作業で出力、送信していた業務を省力化でき、作業負荷を大幅に改善します。また、「送信先相違」「情報漏えい」といったFAX送信に伴う人為的なミスを回避し、FAX送信を確実、安全な業務にします。
FAX送信のシステム化は、業務の効率性とFAX誤送信対策の2つのメリットを享受できます。コンプライアンスの重要性が叫ばれるようになった今、自動FAX送信システムは商取引の伝達方法として現実的な非常に有効な手段ではないでしょうか？
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