メールアーカイブの重要性と現状

メールアーカイブの重要性 メールアーカイブの現状 　 企業においては個人情報保護法や日本版SOX法の施行によってメールアーカイブの必要性が以前にも増して重要度を増してきています。 　 本コラムでは4回に渡りメールアーカイブの動向と最新テクノロジーについて紹介をしていきます。 メールアーカイブの重要性 　 そもそもメールアーカイブはなんのために必要なのでしょうか。大きく分けると以下の二つがあると考えられます。 1） コンプライアンス・内部統制目的 2） 万が一、自社が訴訟を起こされた場合、訴追に対して自社を守る 　上記のうち、1） についてはよく言われることですので、今回は 2） について深堀してみましょう。 　 例えば、あるコンピュータメーカA社のPCの発火事故があり、その電池はB社の製品であったとしましょう。そのコンピュータメーカA社が電池の発火の可能性があると知りえてから10日以内に報告しなかったのではないかとの疑いを監督省庁からかけられたとします。その場合にコンピュータメーカA社に社内外のやり取りにかかわらず、全ユーザのメールのアーカイブがあり、そのアーカイブから事実を知ったのが明らかに報告した日より10日以内であると証明できれば、某社は自社を刑事罰の対象からはずすことができるわけです。 　 つまり、メールのアーカイブは、いつその情報を知ったのか、それがどの範囲(部門、個人）までなのかということを、証拠に準ずる形で提示でき、訴追に対して自分を守る手段になりえるわけです。 　 また、別の例として、企業で情報漏えい事故が発生した場合の対応にもメールアーカイブは有効であるといえます。万が一不幸にもメールを使った情報漏えい事故が発生した場合であっても、メールアーカイブを調べることでその範囲、原因、責任があるかどうか、あるとすれば誰か事故を起こしたのか、故意か事故かということが迅速に発表できるというメリットもあります。 　 確かにメールが証拠になるか、という疑問はあると思いますが、米国で施行されているメールに関わる法律の例としては以下のようなものがあります。 Sarbanes-Oxley Act of 2002（米企業改革法） すべての記録（電子メールおよびそのほかの電子レコード）は最低5年保存。 HIPAA（医療保険の傾向と責任に関する法律） 電子メールやドキュメントなどを6年間保有する必要。患者の記録に関しては2年間保存が必要。 SEC Rule 17a-3 and 17a-4 自社の証券取引、仲介、売買業務に関する電子メールなどの社内メモを3年間保存するか利用可能な場所に2年間保存する。 また、日本でも以下のような法律が施行されています。 e文書法（電子文書法） 2005年4月1日施行。取引先から受領した契約書や見積書、注文書、請求書といった財務・税務関係書類、カルテや処方せんなどの医療関係書類、定款や株主総会・取締役会の議事録の会社関係書類を電子保存として認めるもの。 新会社法 2006年5月施行。条件はあるものの、定款に定めれば、取締役会を実際に開かずにメールのやり取りで決議できることとなった。 　 以上のことから、メールが他の媒体と同等もしくはそれ以上の証拠能力を持ち、法的根拠となりうる日もさほど遠くないものと考えられます。 戻る メールアーカイブの現状 　 メールアーカイブがコンプライアンス上でも、自社を守るためにも必要ということは前述したとおりであり、一部では「5年間のメール保存が適切」とも言われています。 　 しかしながら、メールアーカイブの重要性はわかっても、以下のような問題から、なかなか導入に踏み切れないシステム管理者の方も少なくないのではないでしょうか。 導入コストや運用コスト、あるいは運用負荷が高い メールシステムにアーカイブシステムを加えることでメールサーバの負荷が高くなり、レスポンスが低下するのではないか サーバやクライアントにエージェントなどを入れる必要があり、二次障害が懸念される クライアントの使い勝手が変わってしまうことによるクレームが発生するのではないか 　 ひとくちにメールアーカイブと言っても、様々な製品やテクノロジーが存在し、中には社内でのやりとりのメールアーカイブが取れなかったり、もともとバックアップが目的であったため、検索が弱かったり（これでは訴訟が発生した際の迅速な対応や監査の時に役に立ちませんね）する製品もあります。 　 次号ではメールアーカイブのテクノロジーに焦点を当てながら、製品選択のポイントについてお話します。 また、日本初上陸で、海外では既に400社に採用された実績をもつ米国ミモザシステムズ社製メールアーカイブソリューション「Mimosa NearPoint」についてもご紹介します。 　 また、“こんなことを知りたい” “こんな観点で記事を書いてほしい”というご要望があれば、ぜひリクエストをお寄せください。 戻る

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